Governo do Tocantins investe em aperfeiçoamento de processos arquivísticos
Para garantir a manutenção dos dados de todos os servidores do executivo estadual e preservar a história do Estado do Tocantins, a Secretaria de Estado da Administração (Secad), por meio da equipe da Gerência de Gestão de Documentos Funcionais (Gedof) ou Arquivo Geral do Estado, está remodelando os procedimentos arquivísticos.
Esta atualização está sendo realizada por meio do levantamento e de estudos para implementação de novos procedimentos de trabalho. Contudo, o grande avanço nos processos de arquivamento de dossiês dos servidores, dentre outros documentos, está no trabalho que vem sendo desenvolvido por um especialista em arquivologia.
De acordo com o secretário de Estado da Administração, Bruno Barreto, o investimento em tecnologia e mesmo em capital humano que prestigie a eficácia na preservação de documentos tem valor imensurável, pois trata da manutenção da própria história do Estado. “Contar com profissionais qualificados garante uma gestão eficaz que gera qualidade nos serviços e agilidade nos processos. E estas são algumas das marcas que queremos deixar impressas na nossa gestão”.
Segundo a gerente de Gestão de Documentos Funcionais, Jesulina Pinto de Cerqueira, ter pela primeira vez um arquivista é um grande avanço nos serviços de arquivamento, pois garante agilidade e qualidade nesses processos. “Contar com os serviços de um especialista na área contribui, por exemplo, com diminuição da ocupação excessiva de espaços com documentos que até poderiam ser descartados após a triagem e os trâmites adequados”, afirma.
Papel Zero
Além da contratação de um arquivista, a Secad está realizando estudos para o desenvolvimento e implementação do projeto Papel Zero na Secad; um projeto que visa promover o avanço do uso de processos e documentos digitais na Secretaria. Atualmente, a Gedof gerencia aproximadamente 160 mil dossiês de servidores de todo o Tocantins, incluindo exonerados e ativos, dentre outros documentos.
“Juntamente com a equipe da tecnologia da informação e outros setores da Secad, estamos estudando maneiras de aperfeiçoar procedimentos e algumas ferramentas que já utilizamos. Em breve, teremos boas novidades que contribuirão com a diminuição de papéis e, consequentemente, com a sustentabilidade”, acrescenta Jesulina Pinto de Cerqueira.
Conforme o arquivista Fernando Hübner, o objetivo é aperfeiçoar a gestão documental arquivística na Secad de forma a dispor dos procedimentos, normativos e ferramentas necessárias para gerir os documentos em suporte papel ou digital, da produção ou recebimento até a sua destinação final. “Isto é, guarda permanente ou eliminação, conforme previsto na tabela de temporalidade e destinação de documentos e procedimentos da comissão permanente de avaliação de documentos a ser instituída”.
