Governo investe em modernização e eficiência nos processos administrativos

Atualmente, a implantação do processo eletrônico é um caminho natural da gestão pública e vem sendo tratado com prioridade pelo Governo do Estado, buscando mais eficiência e dinamismo. Pensando nisso, a Secretaria de Estado do Planejamento e Orçamento, responsável pelo projeto, está avançando nos trabalhos de implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE).

Os processos administrativos, aos poucos, vão deixando de tramitar em meio físico, desde a abertura, bem como os documentos requeridos e anexados, e ainda a assinatura de documentos e atos. Passam a ocorrer de forma eletrônica, sem necessidade de impressão de papéis e deslocamento de volumes processuais, promovendo economia, celeridade e segurança das informações.

De acordo com a gerente do projeto, Keila Rosangela Parreira de Freitas, o PAE visa automatizar e gerenciar de forma eletrônica tais processos, objetivando o dinamismo e a celeridade na gestão publica. “Com a informatização dos processos administrativos, o Estado vai simplificar e aperfeiçoar o processo a fim de melhorar os serviços na Administração Pública”, enfatizou a gerente, acrescentando que, com a implantação gradativa do PAE, o Governo do Estado pretende oferecer um serviço com mais agilidade no fluxo de trabalho interno, maior transparência aos processos administrativos e ganho de produtividade, pois o tempo de tramitação de cada processo será reduzido significativamente.

Para preparar os servidores a trabalharem com processos digitais, uma equipe técnica do PAE está realizando reuniões com os órgãos da administração estadual. Também está em fase experimental a operação de processos digitais que podem ser autuados no formato digital, entre as secretarias de Estado do Planejamento e Orçamento, e a da Administração.

“Iniciaremos o trabalho com os setores de protocolo e as respectivas comissões técnicas de implantação do PAE, no sentido de reduzir consideravelmente a entrada de documentos externos em papel nos órgãos”, destacou Keila.

Além de diminuir o tempo de tramitação dos processos e as pilhas de documentos e arquivos, outra vantagem vai ser a redução com os custos e a burocratização. O projeto prevê a automação de processos administrativos que, hoje, além de serem manuais, movimentam dezenas, centenas e até milhares de documentos em seu ciclo de vida.

Para o secretário David Torres, esse será um grande legado para a eficiência no serviço público. “Trata-se de uma inovação na forma de trabalhar. Teremos ganhos significativos com relação à produtividade, à agilidade na tramitação dos processos entre setores, à transparência e à satisfação do público usuário. E isso facilitará bastante a gestão dos processos”, enfatizou.

Sobre o PAE

O projeto encontra-se em fase de desenvolvimento e o modelo de Gestão de tecnologia está sendo alterado. O primeiro passo, que já está em fase de implantação, é a centralização dos recursos físicos em uma “Nuvem Privada”, para prover um pool de recursos compartilhados para todos os órgãos. A segunda etapa é a centralização das equipes técnicas, proporcionando, desta forma, uma melhor governança da área tecnológica, onde a tecnologia possa auxiliar na melhoria contínua da qualidade dos serviços públicos.

Foi adotado como solução tecnológica o Sistema de Gestão de Documentos (SGD), implantado no ano de 2012, em todos os órgãos e entidades da esfera estadual, o mesmo já possui suporte para produção, edição, assinatura e trâmite eletrônico de processos e documentos e, por ser utilizado ostensivamente em todos os órgãos, facilitando de maneira considerável a implantação do PAE.

Atualmente, a maioria dos serviços de atendimento ao cidadão ou de gestão do Governo já são informatizados e trazem muitos benefícios na melhoria da eficiência dos serviços, diminuindo prazos de atendimento e economizando recursos financeiros e pessoais, a exemplo do Detran Net, Sistema de Gestão Documental, Gestão Hospitalar, Delegacia Virtual, entre outros.